Automatizace CRM systému pro salon NailMaker Bar

1. Výchozí situace

Salon NailMaker Bar nás oslovil s cílem zefektivnit každodenní provoz. Jejich stávající CRM systém umožňoval klientům rezervovat procedury (nehty, řasy, obočí aj.), ale měl zásadní omezení:

• Rezervace byly pouze zapisovány do Excel tabulky, bez možnosti jejich automatického spravování.
• Zrušené termíny se ukládaly jako nový řádek typu „zrušeno“, bez vazby na původní rezervaci.
• Zaměstnanci museli ručně vyhledávat, upravovat nebo mazat záznamy.
• Nebyly k dispozici žádné statistiky o návštěvách, chování zákazníků nebo dostupnosti služeb.

Celý systém fungoval jako pasivní evidence bez inteligentní logiky, což vedlo ke ztrátě času a vyšší chybovosti.

2. Požadavky klienta

Cílem bylo přeměnit jednoduchý záznamový systém na funkční nástroj, který:

• Umí nejen zapisovat, ale i automaticky mazat nebo upravit záznam, pokud klient rezervaci zruší.
• Připomíná návštěvy klientům 24 hodin předem e-mailem nebo SMS.
• Sleduje historii návštěv klienta, včetně počtu procedur a oblíbených služeb.
• Zahrnuje digitální věrnostní program, který nahradí papírové kartičky se známkami.
• Umožní sběr zpětné vazby a fotografií od klientů po návštěvě.
• Umožní personalizaci – například odeslání narozeninového přání a bonusu e-mailem.

3. Řešení od LibiWeb

Namísto výměny systému jsme navrhli rozšíření stávajícího CRM pomocí modulů s prvky AI automatizace. Výsledné řešení pokrývá následující oblasti:

a) Automatická správa rezervací

• Zrušené termíny jsou automaticky odebrány z kalendáře bez potřeby ručního zásahu.
• Kalendář rozlišuje volné, obsazené i zrušené termíny pro lepší orientaci personálu.
• Systém brání duplicitním rezervacím a kontroluje správnost údajů.

b) Klientská komunikace

• Připomínky návštěv 24 hodin před termínem snižují počet zapomenutých rezervací.
• Po proceduře klient obdrží e-mail s žádostí o hodnocení a možností nahrát fotku.
• Pokud klient udělí souhlas, salon může fotku využít na webu nebo sociálních sítích.

c) Digitální věrnostní program

• Každá návštěva se zapisuje do elektronického profilu klienta.
• Po dosažení milníků (např. 5 návštěv) klient obdrží slevový kód automaticky.
• E-maily s motivačními zprávami informují klienty o dosaženém pokroku.

d) Personalizace a podpora věrnosti

• Do systému jsme přidali pole pro datum narození.
• Klienti dostávají automatické narozeninové přání spolu se slevou, což zvyšuje návratnost.

4. Výsledky

Po nasazení řešení od LibiWeb salon NailMaker Bar zaznamenal měřitelné i kvalitativní přínosy:

• Úspora času: o více než 60 % méně ručního zpracování rezervací.
• Snížení chybovosti: eliminace ztracených nebo špatně zpracovaných objednávek.
• Zvýšená návratnost: o 30 % více klientů se vrací díky věrnostnímu systému.
• Lepší přehled: personál má vždy aktuální informace o dostupnosti, historii klientů i kalendáři.
• Obsah pro marketing: salon získává autentické recenze a fotografie pro propagaci na sociálních sítích.

5. Závěr

Spolupráce mezi NailMaker Bar a LibiWeb ukazuje, že i na první pohled jednoduché systémy lze efektivně transformovat pomocí automatizace. Díky našemu zásahu se z neefektivního CRM stal nástroj, který nejen šetří čas, ale aktivně podporuje růst a loajalitu zákazníků.

Máte podobné výzvy ve svém podniku?