Řešení automatizace pro zubní kliniku DentCare

1. Výchozí situace

Soukromá zubní klinika DentCare čelila rostoucí administrativní zátěži a nedostatku personálu pro každodenní komunikaci s pacienty. Většina rezervací probíhala telefonicky nebo e-mailem, což často vedlo k nedorozuměním a ztrátě termínů.

Hlavní problémy:

• Zmeškané návštěvy kvůli zapomenutým termínům.
• Neefektivní sledování změn a rušení rezervací.
• Omezený přehled o historii zákroků a frekvenci návštěv.
• Chybějící automatická připomenutí nebo zpětná vazba.
• Pacienti často nevěděli, co jejich pojištění pokrývá.

2. Požadavky klienta

DentCare požadoval řešení, které umožní:

• Automatické potvrzování a rušení rezervací v reálném čase.
• Připomenutí termínů bez zásahu personálu.
• Sledování historie návštěv a zákroků.
• Získání zpětné vazby od pacientů po každé návštěvě.
• Informování pacientů o rozsahu pojištění přímo při rezervaci.
• Automatická připomenutí preventivní péče podle doporučených intervalů.

3. Řešení od LibiWeb

Nasadili jsme modulární automatizační systém, který se napojil na stávající IT infrastrukturu kliniky. Výsledkem je výrazné zjednodušení provozu a lepší pacientská zkušenost.

a) Automatizace rezervací

• Online rezervace i zrušení se zpracovávají automaticky.
• Změny se ihned promítají do kalendáře lékařů.
• Pacienti dostávají potvrzení a připomenutí bez nutnosti zásahu personálu.

b) Připomenutí a zpětná vazba

• 24 hodin před termínem pacient obdrží SMS a e-mail s připomenutím.
• Po návštěvě je odeslán krátký dotazník na hodnocení zákroku.

c) Správa údajů o pacientech

• Všechny zákroky se evidují a jsou přehledně dostupné personálu.
• Systém navrhuje doporučené termíny na další návštěvu (např. dentální hygiena za 6 měsíců).

d) Systém připomenutí preventivní péče

• Systém sleduje, kdy má pacient nárok na další preventivní kontrolu nebo hygienu.
• Automaticky odesílá e-maily/SMS s připomenutím v optimálním čase.
• Podporuje pravidelnou péči a snižuje počet přerušených léčebných plánů.

e) Zobrazení pojištění v rezervačním formuláři

• Online formulář zobrazuje seznam podporovaných pojišťoven a jejich pokrytí.
• Po výběru pojišťovny vidí pacient konkrétní benefity (např. zdarma kontrola jednou ročně).
• Zvyšuje jistotu při rezervaci a odlehčuje pracovníkům recepce.

4. Výsledky

Již v prvních týdnech po nasazení systému zaznamenala klinika DentCare měřitelné přínosy:

• O 70 % méně času stráveného ruční komunikací a plánováním.
• O 40 % méně zmeškaných termínů díky připomenutím.
• Pravidelnější péče díky sledování doporučených návštěv.
• Lepší informovanost pacientů o pokrytí pojištění.
• Vyšší spokojenost ze strany pacientů i personálu.

5. Závěr

Spolupráce s LibiWeb umožnila klinice DentCare přejít z ručního řízení provozu na inteligentní a automatizovaný systém. Výsledkem je vyšší efektivita, spokojenější pacienti a stabilnější chod ordinace.

Potřebujete podobné řešení pro svou kliniku?